- Digitalização de Documentos | 22 de agosto de 2019 | 5 minutos de leitura
Como a digitalização reduz o custo do gerenciamento de documentos
Seja qual for o seu sistema atual de gerenciamento de documentos,
você deve sempre procurar algo para melhorar ou em algum lugar para reduzir custos.
Quando se trata dos benefícios entre a digitalização e o gerenciamento de documentos,
o escaneamento ajuda a reduzir uma série de custos alternativos baseados em papel,
tornando-o não apenas um investimento barato incicialmente,
mas também um custo eficiente no futuro.
Custo médio de digitalização de documentos
Em média, a digitalização custa de 7 a 60 centavos por página digitalizada.
Apesar disso, o custo total de um projeto de digitalização pode variar dependendo se houver outros fatores, como se as páginas são ou não frente e verso, grampeadas ou encadernadas e quanto você precisa digitalizar.
Registrar os benefícios do custo de digitalização
Digitalizar seus registros e adotar um sistema de gerenciamento de documentos sem papel ajuda a reduzir os custos decorrentes por reduzir o uso de documentos em papel de várias maneiras, como:
Usando a Digitalização para reduzir custos de armazenamento e espaço
Variando do custo de materiais de escritório básicos para as coisas espaciais como armários de arquivo ocupam, usando documentos em papel eleva-se o custo de gerenciamento de documentos.
Elimine os custos de armazenamento
Um sistema de gerenciamento de documentos baseado em papel
vem com custos extras de suprimentos que podem variar de R$ 800,00 a R$ 4.000,00 por funcionário por ano.
Com os documentos digitais, você economiza em custos como:
Economize nos custos de espaço
Ao armazenar documentos em um local externo, você provavelmente paga um custo de aluguel pelo espaço de armazenamento. E se você administrar internamente, você irá desperdiçar imóveis em locais privilegiados para colocar seus papéis. Como apenas um exemplo, 3 gabinetes de 4 gavetas pode consumir até 3 metros quadrados de espaço.
A mudança para o gerenciamento de documentos sem papel com a digitalização, por outro lado, permite que os documentos sejam armazenados em um formato infinitamente menor, além de oferecer o benefício de ser um investimento único. Com documentos digitais, inúmeros documentos podem ser armazenados em um disco rígido que cabe no seu bolso.
Usando a Digitalização para reduzir os custos de segurança
Depois de digitalizar seus documentos, você pode agora gerenciá-los pessoalmente sem consumir muito espaço, além de controlar e gerenciar seus cronogramas de retenção de documentos.
Quando você armazena documentos em papel em um local externo, várias medidas de segurança são implementadas. Mas elas também vêm com custos recorrentes de aluguel para o espaço de armazenamento.
Com o software de sistema de gerenciamento de documentos (Softdoc), você não apenas economiza nos custos de armazenamento de documentos, mas também pode ajustar os índices para implementar apenas o que precisa.
Por um lado, se você usa registros em papel, eles são:
1) mais fáceis de perder ou incorretamente, e
2) se eles são armazenados fora do local, você
corre o risco de deixar para outra pessoa a conformidade com
as leis de retenção.
Para evitar o descumprimento das leis de retenção e a perda de informações importantes, com arquivos digitais, você pode procurá-los por nome e definir sistemas automatizados para acompanhar os tempos de retenção de documentos, a fim de garantir que você fique por dentro das coisas.
Usando a Digitalização para reduzir os custos de produtividade
Em comparação com o papel, a digitalização e o uso de papel aumentam a eficiência do trabalho de várias maneiras:
Aumentando a eficiência usando indexação e OCR
Quando os registros são verificados, eles são indexados e um leitor de reconhecimento ótico de caracteres (OCR) é usado para criar um arquivo editável antes de ser armazenado.
Com arquivos indexados, os usuários podem facilmente pesquisar e classificar arquivos diferentes para localizar documentos e, com um leitor de OCR, os documentos podem ser editáveis, economizando um número infinito de tempo (o que equivale a dinheiro, é claro).
Minimize o tempo necessário para copiar e distribuir
Assim como o OCR e a indexação de arquivos economizam uma quantidade infinita de tempo, os formatos sem papel também fornecem outros benefícios de tempo, como a distribuição simplificada de documentos.
Em vez de fazer cópias de uma reunião que geralmente são jogadas fora no final do dia de trabalho, um email ou um método semelhante pode enviar rapidamente uma cópia do arquivo pela sala.
Isso não só economiza tempo, mas também dinheiro no custo do papel em si.
Automatizar tarefas básicas de gerenciamento
Depois que os documentos são digitalizados, muitas das tarefas necessárias para gerenciar cópias de papel anteriores são eliminadas.
Com os arquivos digitais, a indexação elimina a necessidade de arquivar e manusear documentos, o OCR elimina a necessidade de copiar e imprimir novas versões atualizadas, e muitos sistemas de armazenamento podem ser configurados para rastrear tempos de retenção.
Considerando uma mudança para o gerenciamento de documentos sem papel?
