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SOFTDOC

É um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos que controla o ciclo de vida dos documentos arquivísticos. A gestão arquivística de documentos compreende a captura, a tramitação, a utilização e o arquivamento até a sua destinação final, isto é, eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

A eliminação de documentos é feita de forma controlada e de acordo com a legislação em vigor.

Pode gerenciar documentos digitais, convencionais e híbridos (um documento pode ter parte convencional - papel - e parte digital). Com relação aos documentos convencionais, o sistema inclui, além da imagem/arquivo, o registro das referências nos metadados, como por exemplo, número de protocolo, código de classificação e data, já no caso dos documentos digitais, o sistema inclui os próprios documentos.

Benefícios:

Ao se implantar o SOFTDOC, é possível se obter os seguintes benefícios:

- Aperfeiçoar e padronizar os procedimentos de criação, recebimento, acesso, armazenamento e destinação dos documentos;
- Facilitar a interoperabilidade entre os sistemas;
- Integrar as área de tecnologia da informação, arquivo e administração.

Objetivos:

- Realizar a captura de forma a garantir a estabilidade do conteúdo, da forma e do contexto para assegurar a autenticidade dos documentos;
- Organizar os documentos com base no plano de classificação: aplicação do código de classificação para assegurar a organicidade dos documentos;
- Capturar e registrar os metadados associados aos documentos, para apoiar o controle do ciclo de vida, autenticidade, acesso e preservação;
- Pesquisa e localização para a identificação de documentos por meio de parâmetros definidos pelo usuário com o objetivo de confirmar, localizar e recuperar esses documentos, bem como seus respectivos metadados;
- Apresentar as formas de saídas requeridas pelos documentos e pelas atividades desenvolvidas pela organização;
- Apresentar os documentos com a forma e o conteúdo que tinham quando foram produzidos pela primeira vez;
- Armazenar e gerenciar de forma segura com ênfase na manutenção da autenticidade dos documentos;
- Controlar o acesso a fim de impedir alteração, ocultação, acréscimo e supressão dos documentos que ameacem a autenticidade;
- Restringir o acesso para cumprir com as determinações impostas pelo grau de sigilo e o resguardo da privacidade;
- Realizar sistematicamente a seleção, a avaliação dos documentos arquivísticos e a sua destinação (eliminação ou guarda permanente), a partir da tabela de temporalidade e destinação;
- Assegurar que a eliminação seja feita de forma autorizada, controlada e segura, sendo proibidas as eliminações automáticas;
- Exportar os documentos para transferência ou recolhimento;
- Apoiar a preservação dos documentos arquivísticos durante todo o período previsto para a sua guarda.

Clique nas imagens abaixo para ampliar.

Sobre Gestão Eletrônica de Documentos

A gestão de documentos não é um problema exclusivamente das unidades de arquivo, ela visa garantir a produção, a guarda e o acesso aos documentos durante o seu ciclo de vida.

Atualmente, a preservação digital constitui uma preocupação crescente dos profissionais ligados à gestão da informação. Na área Jurídica, em razão do valor probatório da informação, é preciso, cada vez mais, garantir o acesso continuado aos acervos digitais, em condições que assegurem a sua autenticidade a médio e longo prazo.

Na sociedade atual são nítidos a redução de custos e o aumento de eficácia em decorrência da informação em suportes digitais. A importância dos meios e técnicas digitais de codificação, de armazenamento e de transporte da informação é amplamente reconhecida e, no entanto, não são elucidados os perigos associados ao caráter efêmero dessa informação e as dificuldades para a sua preservação.

A preservação da informação impressa é concentrada na preservação do papel, uma vez que nele está o texto, a estrutura e de certa forma também o contexto do documento. Em meio digital, a preservação digital compreende a preservação física, lógica e intelectual dos documentos digitais.

A preservação física está focalizada nos conteúdos armazenados em suportes magnéticos (cassetes VHS, cassetes de música, etc.) e nos suportes ópticos (CD-ROM's, discos WORM, etc.) que levam à necessidade de definição de regras para a migração dos formatos em que os documentos estão registrados.

A preservação lógica procura na tecnologia formatos atualizados para a introdução dos dados (material audiovisual, correio eletrônico, etc.) e novas aplicações de hardware e software que mantenham em atividade os seus bits, para conservar a sua capacidade de leitura.

Assim, a busca por estratégias de preservação digital requer não apenas procedimentos de manutenção e recuperação de dados, no caso de perdas acidentais, para resguardar a mídia e seu conteúdo, mas também estratégias e procedimentos para manter sua acessibilidade e autenticidade através do tempo, o que requer a aplicação de padrões de metadados e documentação.

A longo prazo, o fracasso na preservação dos documentos digitais acarretará na perda irreversível do registro, da prova, do testemunho, da memória. Assim, a questão da preservação pode ter um impacto negativo na memória coletiva, pública e privada da sociedade, com repercussão em questões legais, comerciais e organizacionais.

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Apresentação do SOFTDOC: Telas

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