Indexação
A indexação é uma das atividades do processo de gestão de documentos arquivísticos,
o qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle das informações, identificando a tipologia documental e criando um plano de classificação.
É um conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de conteúdo do documento, possibilitam a elaboração de instrumentos de pesquisa. Esses instrumentos identificam, localizam, resumem ou transcrevem – em diversos graus e amplitudes – fundos, grupos, subgrupos, séries e peças documentais existentes num Arquivo Permanente ou Centro de Documentação, com a finalidade de controle e acesso ao acervo.
A indexação como instrumento de pesquisa
Um arquivo sem os instrumentos de pesquisa adequados corre o risco de se
tornar um verdadeiro mistério para os usuários.
Os instrumentos de pesquisa referem-se ao acesso e ao controle de um
acervo, geralmente permanente, e com pelo menos uma identificação ou
organização mínima. Têm como função principal disponibilizar documentos
para a consulta.
Muitas vezes, as atividades de descrição são iniciadas durante a
própria classificação dos documentos. A sistematização de informações
geradas para o controle durante a organização pode ajudar a constituir
ótimos instrumentos de pesquisa. Dados como o plano de classificação, os
critérios de ordenação dos documentos nas séries, o arrolamento das
datas-limite dos tipos documentais, entre outros, serão ótimos pontos de
partida. Na organização arquivística, é necessário ter sempre em mente a
importância das atividades de descrição. Igualmente importante é prever os
instrumentos de pesquisa que poderão ser produzidos como resultado direto
da classificação arquivística. Muitas vezes, uma informação, secundária no
momento da classificação, pode vir a ser importante para a descrição do
documento. Um bom planejamento pode concentrar esforços, ao coletar essa
informação durante a classificação, agilizando a produção dos instrumentos
de pesquisa.
Importância das atividades de descrição
A organização arquivística de qualquer acervo pressupõe não apenas as
atividades de classificação, mas também as de descrição. Somente a
descrição arquivística garante a compreensão ampla do conteúdo de um
acervo, possibilitando tanto o conhecimento como a localização dos
documentos que o integram. Nesse sentido, podemos afirmar que
as atividades de classificação só conseguem ter seus objetivos
plenamente atingidos mediante a descrição documental. Sem a
descrição, corre-se o risco de criar uma situação análoga à do
analfabeto diante de um livro, que ele pode pegar e folhear, mas
ao qual não pode ter acesso completo por não possuir meios que lhe
permitam compreender a informação.
Estrutura de diretórios: gerenciamento e organização de arquivos
Um segundo conceito importante é o de pasta, também chamada de diretório.
Uma pasta, ou diretório, é muito semelhante a uma pasta de escritório: é
utilizada para se agrupar vários arquivos (documentos). Cada pasta é
identificada por um nome.
Uma pasta pode conter, além de arquivos, outras pastas, que, por sua vez,
também podem conter arquivos e pastas, e assim sucessivamente. As pastas
dentro de uma determinada pasta são chamadas de subpastas (ou subdiretórios).
Este tipo de organização de pastas determina a hierarquia de pastas (ou
hierarquia de diretórios) ou árvore de pastas (ou árvore de diretórios) do
sistema operacional.
A seguir, um exemplo de organização em pastas:
