Instalações que fornecem serviços para o armazenamento de registros em papel e em formatos eletrônicos para as organizações.
O objetivo do gerenciamento adequado de arquivos é encontrar o registro de que você precisa de maneira rápida e econômica, independentemente de seu formato.
Um bom sistema de arquivamento é desenvolvido através de um plano básico de arquivos. O
planejamento é importante porque estabelece a direção e o controle, garante que todos os
envolvidos tenham um entendimento comum de objetivos e metas, forneçam diretrizes e
identifiquem os elementos de um projeto.
Não há respostas definidas para essas perguntas. A análise eficaz exige que seja adotada
uma abordagem de senso comum. O objetivo é fazer um novo sistema funcionar, e não apenas
ficar sem o papel. A análise é o processo de revisar todas as informações coletadas,
manipular essas informações dentro dos requisitos funcionais e operacionais do escritório
e depois tirar conclusões.
O sistema de arquivamento mais eficiente e econômico é aquele que funciona bem para o
escritório e é facilmente entendido por seus usuários. Muitas vezes o método mais simples
é o melhor. Fatores finais a serem considerados no estabelecimento de um sistema de
arquivamento: identificação e recuperação prontas de registros e arquivos individuais;
segregação e segurança das informações que requerem proteção especial.
Maior produtividade e menores custos são os principais benefícios do bom gerenciamento de arquivos. O sistema de arquivamento correto produz resultados tangíveis importantes e elimina os custos associados a procedimentos inadequados.
- arquivamento e recuperação mais rápidos de informações
- menos arquivos errados
- maior eficiência e produtividade da equipe
- menos espaço do escritório usado para arquivar equipamentos
- menos tempo gasto na localização
- menor probabilidade de prejuízos resultantes de documentos perdidos
- menor probabilidade de perda de documentos, levando a resultados de auditoria
e penalidades desfavoráveis
- recuperação menos dispendiosa de registros vitais
- Estabelecer e manter o controle dos arquivos trará benefícios específicos:
- treinamento mais fácil de novos funcionários
- Expansibilidade e flexibilidade para atender às necessidades do escritório
- procedimentos padrão para descarte de documentos obsoletos
- melhor atendimento aos clientes / público
- proteção de registros vitais
- conformidade com os requisitos legais e de auditoria
Uma consideração importante no desenvolvimento de um sistema de arquivamento é a retenção dos registros previstos na Tabela de Temporalidade.
Os períodos de retenção de registros fornecem dicas valiosas para classificar os arquivos na série de registros apropriada. Muitas vezes, os registros com a mesma retenção pertencerão à mesma série de registros. Os períodos de retenção de registros são encontrados em uma Tabela de Temporalidade.
As Tabelas de Temporalidade indicam claramente quanto tempo um registro deve ser mantido legalmente e se o registro é arquivístico. As programações de retenção também fornecem diretrizes para mover arquivos para armazenamento inativo e para remover registros obsoletos.
Apesar de estar no século 21, onde as organizações são incentivadas a serem
ecologicamente corretas e armazenar seus documentos eletronicamente, entendemos
a necessidade de as empresas ainda quererem arquivar certos documentos em papel
confidenciais.
Para muitas empresas, a retenção de documentos em papel não é apenas preferível,
mas também pode ser uma exigência legal. Por exemplo, certos
documentos impressos
devem ser mantidos por um longo período de tempo, por exemplo, registros de
pacientes, registros de saúde ocupacional e relatórios de acidentes.
No entanto, armazenar milhares de documentos no local pode ser bastante
problemático. Isso não só reduz drasticamente a quantidade de espaço dentro de
seus escritórios, mas sua empresa pode não estar equipada com as medidas de
segurança para garantir a segurança e proteção de seus documentos
importantes.
Felizmente, a ACT MAIS fornece uma instalação de armazenamento de documentos
externa segura que inclui uma série de benefícios sobre o motivo pelo qual você
deve armazenar seus documentos externamente, com os serviços de armazenamento
de documentos de uma empresa terceirizada.
1
espaço
Ter seus documentos armazenados no local pode ocupar uma enorme quantidade de espaço,
mesmo quando eles estão localizados em armários ou mantidos em um depósito específico.
Ao mover seus documentos e armazená-los em uma das nossas instalações de arquivamento
seguro, você criaria um espaço valioso em suas próprias instalações. Seu espaço é
para ser usado em um ambiente de trabalho menos confuso ou se ser alocado para outras
finalidades: é um espaço para administrar seus negócios.
2
Segurança
Armazenar seus próprios documentos torna sua empresa muito vulnerável ao arriscar registros
importantes, ficando sujeitos a danos, roubos ou perdas.
Como especialistas no fornecimento de serviços de armazenamento seguro de documentos,
os locais seguros da ACT MAIS garantem que seus arquivos de papel
confidenciais sejam completamente protegidos contra desastres naturais e incidentais.
As duas principais instalações de armazenamento de documentos da empresa são
protegidas pela mais recente tecnologia e segurança. A empresa também está em
conformidade com a lei de proteção de dados e facilita a adequação das melhores
práticas para o gerenciamento de qualidade e segurança da informação.
3
Acesso rápido a documentos
A localização de documentos específicos pode ser bastante difícil se for armazenada em suas
próprias instalações. Vasculhar armários de arquivamento para procurar um único documento
pode ser frustrante e onsumir bastante tempo.
Os métodos customizados de indexação e recuperação podem ser necessários quando você arquiva
seus documentos com a ACT MAIS. A empresa oferece um sistema de digitalização sob demanda que
faz parte dos serviços de armazenamento de documentos da ACT MAIS. Isso permite que os clientes
solicitem que os documentos sejam enviados digitalmente a eles dentro de
duas horas. Dessa forma,
a ACT MAIS pode localizar e enviar os documentos para você com a mesma rapidez com que eles foram
armazenados na sua empresa.
4
Maior fluxo de trabalho e eficiência do funcionário
Arquivar, classificar e localizar documentos leva muito tempo, o que leva a desperdiçar o
tempo e o dinheiro da sua empresa empregando funcionários para, por fim, pesquisar documentos.
Terceirizar seus documentos para a ACT MAIS significa que sua equipe será empregada para fazer
seu trabalho real e beneficiar sua empresa, em vez de arquivar documentos constantemente. Como
a ACT MAIS pode digitalizar e enviar digitalmente os documentos necessários diretamente para a
sua área de trabalho dentro de 2 horas, ela economiza uma grande quantidade de tempo do funcionário.
Além disso, compartilhar e manter seus documentos on-line é muito mais simples e conveniente,
o que acaba acelerando os processos de trabalho.
5
Gerenciamento de Arquivo
Não só estar procurando por alguns de seus documentos, mas tentando gerenciar e identificar
quais documentos você realmente tem, é irritante.
A ACT MAIS oferece um sistema de gerenciamento de arquivos de documentos on-line sob medida
que permite que os clientes de armazenamento de arquivos gerenciem o ciclo de vida de seus
documentos. Os clientes podem fazer uma solicitação de arquivo físico, organizar coleções e
coletas para enviar documentos adicionais para arquivar, gerenciar a destruição de documentos
e visualizar a atividade e as trilhas de auditoria. Esse sistema de gerenciamento de registros
significa que os clientes sempre estarão no controle de seus próprios documentos e podem
simplesmente solicitar as ações necessárias em relação ao seu ciclo de vida.
Solicite orçamento sem compromisso.
sob consulta/por mês
Nº de caixas/mês
Em todos os planos
Incluso: Sistema Desktop SOFTDOC
Adicionais - sob consulta: Caixa 20Kg, Movimentação, Digitalização, Indexação e Coleta
Quer negociar? Fale conosco!
Os especialistas em tratamento de dados da ACT MAIS podem examinar seus documentos em
papel existentes para encontrar a solução certa para o seu negócio, bem como identificar
possíveis economias de custo que podem reduzir os custos. Temos uma equipe de
especialistas que pode ajudar na digitalização e no arquivamento de informações,
capturando automaticamente dados, gerenciamento de documentos na nuvem e até mesmo
serviços de automação de processos para revolucionar seus processos manuais.
Nossa equipe ajudará a revisar seus procedimentos burocráticos antes de recomendar
uma solução de escritório sem papel, da automação inteligente a uma ampla gama de
serviços terceirizados, para fazer uma mudança radical em seus negócios.
Se você decidir digitalizar seus documentos, poderá armazená-los com segurança no Elenin RM
da ACT MAIS. Esse sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem permite que
vários usuários acessem informações de praticamente qualquer lugar, usando um navegador
padrão e um recurso simples de pesquisa de palavras-chave.
Os documentos podem ser marcados automaticamente em um nível de pasta para garantir que
todos os documentos adicionados sejam indexados corretamente, por exemplo, Nome do
funcionário, número de referência exclusivo e manter até a data. Isso permite que sua
empresa gerencie o ciclo de vida de sua documentação e seja compatível com GDPR.
O Elenin RM permite visualizar PDFs e muitos outros tipos de documentos por meio de um
visualizador interno. O visualizador de PDF também inclui marcadores, oferecendo grande
funcionalidade para visualização de PDF.
O sistema também permite criar grupos de documentos seguros, permitindo que usuários de
uma equipe ou departamento específico acessem informações.
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todos os documentos adicionados sejam indexados corretamente, por exemplo, Nome do
funcionário, número de referência exclusivo e manter até a data. Isso permite que sua
empresa gerencie o ciclo de vida de sua documentação e seja compatível com GDPR.
O Elenin RM permite visualizar PDFs e muitos outros tipos de documentos por meio de um
visualizador interno. O visualizador de PDF também inclui marcadores, oferecendo grande
funcionalidade para visualização de PDF.
O sistema também permite criar grupos de documentos seguros, permitindo que usuários de
uma equipe ou departamento específico acessem informações.
Sim, as caixas da ACT MAIS são excepcionalmente fortes e rígidas. Por favor, peça detalhes ou entre em contato com o gerente da área.
A ACT MAIS pode coletar seus documentos de qualquer lugar do RJ nas adjacências de Niterói, São Gonçalo, Maricá, Saquarema, Araruama e Região Serrana. Entrar em contato para estudos de viabilidade quanto à coleta em sua localidade.
A ACT MAIS fornecerá acesso ao nosso exclusivo Sistema de gerenciamento de arquivos on-line. Os usuários podem solicitar arquivos usando este sistema. Nosso serviço de escaneamento por demanda fornece recuperação garantida de arquivos em até duas horas após a solicitação inicial. Os arquivos serão enviados para um site FTP seguro ou, opcionalmente, usando nosso sistema de gerenciamento de documentos on-line.
As caixas de arquivo da ACT MAIS têm aproximadamente 42cm de comprimento, 31cm de largura x 26cm de altura.
Seus documentos são armazenados em nosso (s) espaço (s) de armazenamento seguro. A ACT MAIS sempre mantém todos os seus registros juntos em um único local. Nós gostamos de considerar a facilidade como uma biblioteca e não apenas em algum lugar para colocar seus documentos.